Hóa đơn quan trọng với doanh nghiệp, giấy tờ ghi nhận thông tin thanh toán của các giao dịch mua bán hàng hóa. Nhiệm vụ của hóa đơn là lưu thông tin, sử dụng trong quá trình hạch toán tài chính cho doanh nghiệp, báo cáo kê khai thuế… Doanh nghiệp mua phần mềm kế toán MISA và ghi chép thông tin hóa đơn, đưa ra báo cáo tài chính chuyên môn.
Hiện nay, để giảm các vấn đề phát sinh mất mát, thất lạc hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử phát hành là giải pháp cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang mô hình hóa đơn điện tử cần hiểu về đặc trưng và quy định của loại hóa đơn này.
Hóa đơn điện tử là già và điều kiện sử dụng?
Hóa đơn điện tử không còn quá xa lạ với người dùng Việt hay các doanh nghiệp, tổ chức cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Giải pháp thay thế cho hóa đơn giấy thông thường. Theo Khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin, lưu trữ về dịch vụ, hàng hóa, giá tiền… được phát hành và lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử chỉ được phát hành bởi một số đơn vị nhất định, đã được cấp số mã số thuế điện tử. Loại hình hóa đơn điện tử phát triển đầy đủ liên quan đến: Hóa đơn xuất nhập khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn dịch vụ ngân hàng, dịch vụ vận tải…
Yêu cầu doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử cần xác nhận thông tin hóa đơn đúng thời gian, theo tuần tự và mỗi hóa đơn chỉ được sử dụng 1 lần.
Theo Khoản 2, điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử:
- Doanh nghiệp đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế hoặc trong các hoạt động ngân hàng.
- Doanh nghiệp cần đáp ứng về cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị, đường truyền đảm bảo khai thác, kiểm soát, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Đội ngũ kế toán viên, kỹ thuật viên cần có đầy đủ kỹ năng, trình độ để khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Có chữ ký điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp cần có phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán kết nối để cập nhật và lưu trữ thông tin hiệu quả.
Cách chuyển đổi loại hình hóa đơn giấy sang điện tử cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử cần thực hiện đăng ký với cơ quan thuế. Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, quy trình thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp:
- Khởi tạo quyết định áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thiết lập thông báo liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Cần chuẩn bị hồ sơ thông báo bao gồm: mẫu hóa đơn điện tử, quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành.
- Ký số bằng chữ ký số đã đăng ký cho mẫu hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp hoạt động, các giao dịch ngày càng nhiều, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu, thay thế hóa đơn giấy thông thường. Kế toán viên sẽ không còn gặp các vấn đề thống kê hóa đơn quá phức tạp, mất hay thất lạc hóa đơn, sai lệch trong số liệu…
Hiểu về đặc điểm hóa đơn điện tử để chọn giải pháp chuyển đổi phù hợp. Đồng thời chọn mua phần mềm kế toán uy tín tại https://sme.misa.vn/bao-gia/Home/Quotation để hỗ trợ nghiệp vụ kế toán hiệu quả, đúng quy định.